Foire aux questions (FAQ)

Chaque article et chaque emplacement possède un code-barres unique.  Lorsqu’un article est déplacé dans l’entrepôt, le code-barres du nouvel emplacement est balayé deux fois, soit avant et après le balayage du code-barres de l’article.  Cette procédure est un parfait exemple de la rigueur et de l’efficacité de notre système en gestion d’inventaire.  Avec le logiciel EDC RC il est donc toujours possible de savoir l’état et l’emplacement d’un article.  L’historique de tous les déplacements et changements est gardé en mémoire par le système pour chaque article.

Oui.  Puisque ActiveWeb™ se connecte à EDC RC, les clients du centre documentaire ont accès à leurs informations en ligne.  Ils peuvent donc gérer leurs documents physiques et électroniques sur la même plateforme, de leur création à leur destruction, peu importe où ils sont entreposés.  ActiveWeb™ permet d’effectuer des recherches plein-texte et booléennes sur tous les champs et les documents électroniques.

Les centres documentaires peuvent créer une liste d’élimination dans le module prévu à cet effet dans EDC RC.  La liste est ensuite envoyée au client. Celle-ci doit être vérifiée et autorisée avant d’être traitée.  Cette étape de vérification réduit les risques d’erreurs.  Les clients ont aussi la possibilité de créer eux-même leur liste d’élimination  en utilisant ActiveWeb™ ou ActiveFile Software™.  Les listes peuvent être alimentées selon le département ou le type de document.

Dans le module prévu à cet effet, les utilisateurs autorisés peuvent afficher, modifier et créer différents calendriers de conservation.  Ceux-ci sont utilisés pour classer l’article, calculer la date d’élimination et attribuer une méthode d’élimination.  Par la suite, les utilisateurs pourront créer une liste de destruction ou archiver les documents indéfiniment.  Un calendrier de conservation double peut être attribué à chaque boîte, dossier, bande magnétique ou document électronique.  Les utilisateurs peuvent donc décider combien de temps garder un article dans leurs bureaux avant de l’envoyer au centre documentaire. Ils peuvent aussi choisir combien de temps l’article restera au centre documentaire avant d’être détruit.

EDC RC respecte des protocoles de sécurité rigoureux lors du traitement d’une liste de destruction.  Chaque étape du processus doit être validée et complétée avant de pouvoir passer à l’étape suivante.  Lorsque les articles sont détruits par le centre documentaire, un certificat de destruction est automatiquement créé par le système.  La méthode d’élimination, la liste de tous les articles détruits et la signature d’un employé autorisé du centre documentaire se retrouvent sur ce document..

EDC RC peut effectuer plusieurs types de vérification d’inventaire.  Le centre documentaire peut offrir un service de validation de dossiers à ses clients.  Cela permet de savoir si tous les dossiers associés à une boîte sont à l’intérieur de celle-ci, en tout temps.  Le centre documentaire peut aussi effectuer un rapport énumérant les emplacements vides et corroborer l’information avec une inspection visuelle de l’entrepôt.  Cela permet de savoir si chaque emplacement contient le nombre de boîtes inscrit.  Ce type de vérification permet de trouver 97% des boîtes égarées.  Le centre documentaire peut aussi balayer le contenu de chaque emplacement pour s’assurer d’une précision hors-pair.  Cette vérification sera d’ailleurs enregistrée dans l’historique de la boîte.  De plus, si un dossier est replacé dans la mauvaise boîte, une erreur sera enregistrée et un rappel quotidien sera envoyé automatiquement jusqu’à ce que l’erreur soit corrigée.

Une étiquette, dont le code-barres est unique, est imprimée et apposée sur chaque article dès sa création dans EDC RC.  Le code-barres de l’article doit être balayé lors de chaque manipulation ou opération.  Le personnel autorisé, ainsi que le client, peuvent consulter l’historique de l’article.  Avec l’information en temps-réel, il est facile de savoir qui a l’article et qui l’a eu en sa possession avant.  38 états différents servent à décrire exactement le statut et/ou l’emplacement d’un article.

Oui.  EDC RC crée un historique individuel pour chaque article, physique ou électronique.  De leur création à leur destruction, peu importe leur emplacement, tous les articles sont comptabilisés.  Chaque fois qu’un document, qu’un dossier ou qu’une boîte est bougé, modifié, transféré, d’une quelconque façon, le système l’enregistre.  EDC RC détaille QUI? QUOI? OÙ? QUAND? COMMENT? pour chaque action.  Notre logiciel enregistre aussi toutes les versions antérieures d’un document électronique.  Cet historique détaillé vous donne le contrôle et la précision dont vous avez besoin pour gérer vos documents.

EDC RC gère toutes les opérations d’un centre documentaire.  Cela inclus la gestion des équipements, des clients et des articles de l’inventaire.  EDC RC suit les mouvements de chaque article durant la circulation et les processus d’entretien du bâtiment.  Les articles possèdent différents états au cours de leur vie (ex: pré-ajout, disponible, sélectionné, sorti, à détruire, à transférer, à supprimer, détruit, transféré, supprimé.)  Une explication détaillée de chaque état est disponible sur demande.

Tous les utilisateurs de EDC RC doivent saisir leur identifiant d’utilisateur, ainsi que leur mot de passe lors de l’ouverture de chaque session.  L’administrateur du logiciel peut obliger les utilisateurs à changer leurs mot de passe après une période donnée (ex: 30, 60, 90 jours).  Ils peuvent aussi bloquer l’accès d’un utilisateur ou désactiver son mot de passe.  EDC RC possède 10 niveaux de sécurité ; les utilisateurs peuvent aussi être restreints individuellement, par groupe, par département et par type de document.  L’accès peut aussi être déterminé dans chaque module, selon les actions permises (ex: afficher, ajouter, modifier, commander ou supprimer).

Les boîtes peuvent avoir jusqu’à 47 champs d’identification; 7 obligatoires, 20 modifiables et 20 personnalisables.  La plupart contiennent 40 caractères, mais le champ de note peut en contenir jusqu’à 250 000.  Les administrateurs et les utilisateurs autorisés peuvent modifier ces champs.  De plus, les modules d’entretien de boîtes et de dossiers permettent à ceux-ci de faire des changements par lots.  Cela permet de mettre à jour ou modifier une grande quantité de données en peu de temps.

Oui.  Le logiciel permet de faire des recherches plein-texte booléennes par mots-clés sur tous les champs, incluant les notes.  Cela peut se faire en utilisant des chaînes de caractères entières ou partielles.  Les utilisateurs peuvent créer et sauvegarder des requêtes issues du module de rapports SQL.  Les rapports peuvent contenir n’importe quelle information utilisée par le système. L’information peut être organisée et présentée selon vos préférences.  Le module de Recherche de EDC RC permet aux utilisateurs de trouver tout article facilement.  Ils peuvent ensuite afficher, envoyer ou imprimer les résultats de leurs recherche.

Le logiciel EDC RC contient plus de 200 rapports.  De plus, il est très facile de créer de nouveaux rapports avec le module de rapports SQL.  Les utilisateurs peuvent concevoir des rapports à partir de toutes les informations du système.  Ils peuvent être filtrés ou classés par département, par intervalle de temps ou par type de documents.  Tous les rapports peuvent être affichés, imprimés ou exportés en format PDF.  Tous les gabarits peuvent être sauvegardés et réutilisés.

EDC RC vous permet de personnaliser et sauvegarder vos gabarits d’étiquettes.  Les administrateurs peuvent indiquer le type, l’emplacement et le style (police de caractères et grosseur) de chaque information.

Oui.  Notre logiciel permet de gérer et de classer les dossiers sur rayons ouverts en mesurant l’espace en pieds linéaires ou en mètres.  Il calcule ensuite le nombre total de pieds ou de mètres occupés par les dossiers d’un client et facture en conséquence.

Oui. EDC RC vous permet de planifier vos emplacements dans tous vos bâtiments.  Chaque emplacement est étiquetté avec un code-barres unique, ce qui vous permet de savoir si certains ont des places disponibles.  Le personnel autorisé peut aussi assigner des emplacements à un client en particulier.  Le système tient compte de l’unité de mesure, du nombre d’unités, de la capacité disponible et de l’espace occupé pour chaque emplacement.

Oui.  Le module de ‘’Calcul d’utilisation d’espace’’ permet aux utilisateurs autorisés de modifier les emplacements pour refléter les changements effectués au bâtiment ou aux rayons.  Le système reste donc à jour lors de l’ajout ou du retrait d’espace de rangement.

La logique intuitive de EDC RC aide les gestionnaires à planifier l’élimination des espaces de rangement dans chaque bâtiment.  Avec l’identification des espaces disponibles et les suggestions d’emplacements, le système maximise la capacité d’entreposage.  Les rapports de fluctuation (entrées vs sorties) propres à EDC RC aident les gestionnaires d’entrepôt à estimer le moment où chaque bâtiment atteindra sa capacité maximale.

EDC RC vous permet d’importer toutes les données ayant rapport avec vos articles, physiques ou électroniques.  Les données sont importées en utilisant des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules ou des tabulations) où chaque ligne correspond à un article.  Les fonctions d’importation de données sont généralement utilisées lorsque un grand volume d’information doit être ajouté en peu de temps.

EDC RC est un logiciel multilingue.  Deux langues peuvent utilisées simultanément par un utilisateur. Cela veut dire que deux utilisateurs peuvent travailler côte à côte, dans deux langues différentes.  EDC RC est disponible dans les langues suivantes : anglais, français, espagnol et néerlandais.

EDC RC possède un champ de notes séparé pour chaque article pouvant contenir 250 000 caractères.  Tous les mots et les nombres enregistrés dans le champ de notes sont indexés et peuvent donc être trouvés lors d’une recherche plein texte.

Notre interface de programmation d’application (API) offre la possibilité de développer des processus automatisés additionnels.  Votre équipe informatique peut créer des interfaces sur mesure avec des applications externes.  Il devient donc possible d’entrer les données une fois et de peupler plusieurs bases de données en même temps.  Cela permet aussi aux utilisateurs d’accéder aux données issues de plusieurs systèmes en utilisant une interface de recherche.  Vous augmenterez votre productivité en diminuant le temps d’entrée de données, le temps de recherche et les erreurs de transcription.