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EDC RC est le meilleur logiciel de gestion documentaire.
Chris Pearson Président / Vanguard Archives, Chicago IL
Chris Pearson
Le logiciel de DocuData gère tous les aspects de mon offre de service, de la gestion de bandes magnétiques à la destruction. Il nous aide a accroître nos profits.

Caractéristiques

DocuData développe des solutions informatiques performantes depuis plus de 15 ans.  Les caractéristiques novatrices de nos logiciels aident nos clients à augmenter leurs revenus.

Le logiciel EDC RC gère l’inventaire de boîtes, de dossiers et de bandes magnétiques, pour toute leur durée de vie.  D’autres modules permettent aussi de prendre en charge des services de numérisation et de destruction.  Notre solution pratique et conviviale est inégalée dans l’industrie de la gestion d’information et de documents.

Gestion documentaire

  • Quantité illimitée d’utilisateurs et d’articles.
  • Prise en charge des téléphones intelligents et des PDT (Portable Data Terminals).
  • Code-barres uniques qui identifient le type d’article et le client.
  • Recherches plein-texte et booléennes qui consultent tous les champs et les documents (physiques ou électroniques).
  • Gestion de dossiers sur rayons ouverts.
  • Création de rapports SQL sur mesure.
  • Importation de données simple et efficace.
  • Plus de 45 champs d’informations personnalisés.
  • Création d’étiquettes personnalisées.
  • Plus d’une centaine de rapports préconçus.

Efficience opérationnelle

  • Planification quotidienne des opérations.
  • Projection des ventes en temps réel.
  • Suivi de la performance et des erreurs pour chaque employé.
  • Prise en considération des jours fériés et des fins de semaine par le calendrier de planification.
  • Notification par messagerie texte (SMS) ou par courriel lors de commandes urgentes.  
  • Ajout automatique des livraisons aux routes, en fonction des routes passées.
  • Passage aisé d’une langue à l’autre.
  • Planification automatique des commandes récurrentes.
  • Processus opérationnels mis à l’épreuve et flux de travail efficaces.  
  • Conforme aux exigences réglementaires de HIPAA et de Sarbanes-Oxley.
  • Audit d’inventaire rapide et efficace pour trouver des articles manquants.

Innovations robustes

  • Gestion plusieurs bâtiments dans une seule base de données.
  • Compatible avec plusieurs plateformes (Windows et Linux).
  • RimsLink™ permet aux centres documentaires d’offrir leurs services à des clients nationaux.
  • RimsLink™ consolide la facturation de plusieurs partenaires faisant affaire avec un client commun.
  • RimsLink™respecte la structure de prix de chaque partenaire.  
  • RimsLink™calcule le montant total à distribuer parmi tous les partenaires après la facturation au client.
  • Reconnaissance de code-barres provenant d’autres système de gestion d’inventaire.

Accès en ligne (ActiveWeb™)

  • Permet de gérer les documents physiques et électroniques.
  • Facile à installer et à utiliser.
  • Vos clients peuvent gérer leurs salles d’archives et leurs classeurs.
  • Les utilisateurs peuvent commander des articles et planifier des retours à partir d’un fureteur web.
  • Groupes d’utilisateurs permettant plusieurs niveaux de sécurité.
  • L’accés peut être restreint en fonction des tâches de chaque utilisateur.
  • Quantité illimitée de calendriers de conservation.
  • Calendriers de conservation doubles pour tous les articles archivés à l’interne ou les articles entreposés par un tiers.
  • Vos clients peuvent personnaliser et imprimer leurs étiquettes.
  • Mots de passe encryptés pour plus de sécurité.
  • Recherche avancée consultant tous les champs.
  • Historique détaillé pour tous les articles et les documents.
  • Retrace tous les articles à partir de leur création, jusqu’à leur destruction.  
  • Facilité d’identifier un document comme disponible ou sorti.
  • Compatible avec les produits Microsoft Office.
  • Personnalisation de l’interface, des préférences système et des champs descriptifs.
  • Droits d’accès en fonction du département.

Options de facturation

  • Chaque département peut être facturé comme une entité séparée.
  • Chaque facture affiche les bons de travail associés à chaque département.
  • Option d’impartition des coûts pour les cabinets d’avocats et de comptables.  

Services de numérisation

  • Capacité d’offrir des services de numérisation sur demande à vos clients.
  • Vos clients peuvent gérer leurs images ainsi que leurs documents physiques et électroniques en utilisant ActiveWeb™.
  • Reconnaissance de caractères et indexation de mots clés pour toutes les images.
  • Recherche avancée et booléenne disponible pour toutes les images.
  • Capacité d’exporter les images en format PDF et TIFF.
  • Les images sont automatiquement détruites lorsque le dossier physique associé est détruit.

Gestion de voûte (bandes magnétiques)

  • Permet de planifier des commandes des semaines, des mois et des années à l’avance.
  • Aucune limite pour les types de bandes.
  • Le système de gestion de bandes magnétiques (TMS) peut s’intégrer facilement avec un processeur de commandes automatisé pour les retours ou les livraisons.
  • Utilisation de téléphones intelligents ou de PDT lors des livraisons, des retours et de la cueillette des bandes magnétiques.
  • Impression ou envoi par courriel d’un reçu immédiatement lors de la livraison chez le client.
  • Option de cueillir les bandes par numéro.
  • Gestion de documents physiques et de bandes magnétiques avec le même compte client.

  • Simplify Records Management

    Are you using different solutions to manage the same records? Typically ECM companies only offer electronic content management services, while record centers provide offsite storage for your physical files and boxes. This doubles your data entry and increases the chances of mistakes.  It also multiplies your operations and leads to efficiency issues in records management. […]

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    LES NOUVEAUTÉS DE LA VERSION 7.2

    Cette mise à jour vous donne accès à toutes les fonctions principales via rcMobile. Même si les terminaux portatifs (PDT) sont encore en usage, rcMobile est la meilleure méthode à utiliser. La version 7.2 est plus efficace lors de la destruction et de la facturation. Elle vous permet de contrôler encore mieux toutes vos opérations. […]

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    Definitions: File Sharing, eDocs and Images

    File Sharing vs eDocs Management In the past 10 years, a surge of file sharing and cloud services like Dropbox, Hightail, Box, iCloud, ShareFile have made their appearance in the market and grown in popularity. Our industry is now trapped in a comparison between file sharing services and eDocs management. File sharing services want to […]

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  • Optimize Routing

    EDC RC Software has a new route optimizer feature. This article will help you understand how to optimize routing and get the best of this performance driven functionality. What is the route optimizer? EDC RC Software’s route optimizer allows you to order your route stops in your calendar based on the quickest driving time. Although […]

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    Offering Scan on Demand Services

    EDC RC Software is built so you can offer scan on demand services to your customers. This article will help you choose hardware and software that fits your needs. It also gives you tips on how to optimize your scanning process. Which scanner should I use? The first thing you will need is a scanner. […]

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    Mise à jour version 6.25.20 EDC RC

    Mise à jour version 6.25 du logiciel EDC RC (Version anglaise seulement).  If an account is made inactive while it still has a valid web license, block the operation and display a message that the web license must first be cancelled When creating a user group, prevent addition of delivery types that the customer does […]

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