Avantages

Avec le logiciel EDC RC, les dossiers et les boites ne sont pas seulement identifiés comme ‘’disponible’’ ou ‘’sorti(e)’’.  EDC RC assure un suivi rigoureux de chaque composantes avec 24 états.  Les commandes peuvent être identifiées par 4 états différents, tandis que les livraisons en ont 7.  De plus, 13 états peuvent qualifier l’emplacement d’une boîte ou d’un dossier.

Les procédés opérationnels présents dans EDC RC doivent être respectés de façon séquentielle.  Ceci assure un suivi rigoureux et standardisé des opérations.  Les erreurs sont détaillées et gardées en mémoire jusqu’à ce qu’elles soient corrigées.  Plusieurs processus de travail efficaces, basés sur nos années d’expérience, font aussi partie intégrante de notre logiciel.

Tous les codes-barres créés par EDC RC sont uniques au monde.  Notre logiciel est aussi capable de gérer une série de codes-barres secondaires lorsque nécessaire (ex:  fusions, conversions,  demandes clients.)

Le logiciel EDC RC est conçu pour être utilisé par tous vos employés, selon vos paramètres d’accès et de sécurité. Ceux-ci sont définis par les actions permises dans chaque module (ex: afficher, commander, modifier, détruire).  Cela permet aux chauffeurs, aux superviseurs, aux gestionnaires et aux propriétaires d’avoir accès à l’information dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches efficacement.

EDC RC possède plus de 150 rapports intégrés.  De nouveaux rapports sont constamment créés et sont disponibles gratuitement.  Avec son outil de création de rapports SQL, vous pouvez personnaliser vos rapports et analyser toutes vos données facilement.  

Notre interface de programmation d’application (API) offre la possibilité de développer des processus automatisés additionnels.  Votre équipe informatique peut créer des interfaces sur mesure avec des applications externes.  Il devient donc possible d’entrer les données une fois et d’alimenter plusieurs bases de données en même temps.  Cela permet aussi aux utilisateurs d’accéder aux données issues de plusieurs systèmes en utilisant une interface de recherche.  Vous augmenterez votre productivité en diminuant le temps d’entrée de données, le temps de recherche et les erreurs de transcription.

Pour des raisons de sécurité et de vérification lors d’audits, il est quasiment impossible de faire disparaître un item (ex: dossier, boîte, bande magnétique, document) de la base de données.  L’effacement ou la destruction de documents est rigoureusement contrôlée et octroyée seulement aux utilisateurs autorisés.  Même si un document est ‘’détruit’’ ou ‘’effacé’’, son historique demeurera toujours dans la base de données.  Cet historique détaille chaque changement ou action concernant l’item.

Le logiciel EDC RC possède plusieurs fonctions qui permettent de garantir l’intégrité de votre inventaire :

Exemples:

• Les articles ajoutés à une commande peuvent avoir 11 états différents, de ‘’Sélectionné’’ à ‘’Livré’’. Si un client annule la commande avant qu’elle ne soit cueillie, aucun frais ne seront imputés.  Grâce à ActiveWeb ou ActiveFile, vos clients peuvent facilement suivre la progression de chaque item dans le processus.  Ils peuvent ainsi savoir qui a commandé l’item et quand la commande a été acheminée.
• Un emplacement ne peut pas contenir plus d’articles que la quantité qui lui a été assignée.  Si un employé tente de le faire, un message d’erreur sera enregistré dans le système et il ne sera pas effacé avant que l’erreur n’ait été corrigée.  Cela réduit les risques de problèmes et assure donc l’intégrité de votre inventaire.
• EDC RC regroupe les commandes associées à la même date de livraison et au même client.  Les frais sont donc répartis entre les différents destinataires provenant de la même compagnie.  Le logiciel divise d’ailleurs la facturation par département.  Il permet aussi d’imputer les frais à un tiers.

EDC RC peut être installé sur le serveur de votre centre documentaire ou être hébergé à l’externe.  Vous pouvez choisir le modèle d’affaire qui convient le plus à vos besoins, votre budget et votre expertise.  

Le logiciel EDC RC est compatible avec plusieurs équipements informatiques.  Cela nous permet d’offrir plus de flexibilité à nos clients, car ils peuvent choisir les produits qui correspondent à leur budget et aux types d’opérations qu’ils effectuent.  De plus, nous ne facturons pas nos clients pour des licences additionnelles pour les imprimantes et les numériseurs (scanner).

Vingt modules peuvent être ouverts de façon simultanée dans une session d’EDC RC.  Les utilisateurs peuvent donc naviguer d’un module à l’autre facilement.  EDC RC ne limite pas le nombre d’employés qui accèdent au logiciel en même temps.  DocuData ne facture pas selon le nombre de postes de travail ou d’utilisateurs.  L’accès n’est limité que par le nombre de licences Pervasive SQL.  Des licences additionnelles peuvent être achetées en tout temps, à prix raisonnable.  Les licences fournies par DocuData peuvent donc être déployées sur un nombre illimité de postes de travail.

Le logiciel EDC RC vient avec plusieurs modules de base qui permettent aux centres documentaires d’offrir plus de services (ex: vente d’articles spécialisés, gestion des avoirs, classement sur rayons ouverts).  Ces modules (ex: numérisation, gestion de bandes magnétiques, déchiquetage) élargissent votre champ d’activité et vous permettent d’augmenter vos sources de revenus.

DocuData offre aussi des produits qui se connectent avec EDC RC.  Ces logiciels réduisent l’écart entre vous et vos clients.  ActiveWeb est la solution idéale pour la gestion documentaire et les commandes en ligne.  Le logiciel ActiveFile donne l’opportunité à vos clients de gérer l’inventaire de leur salle d’archives, ainsi que celui qui se trouve dans vos bâtiments.  Depuis la création, jusqu’à la destruction ou l’effacement de l’item, les deux solutions donnent un contrôle total à vos clients.  Tous leurs documents, physiques (bandes magnétiques, dossiers et boîtes) ou électroniques (images, courriel, documents Word, Excel ou PDF.) peuvent être gérés sous un même toît.

La base de données incluse est compatible avec les éditions 64-bit de Windows, Linux et d’autres systèmes opérationnels.  Cette architecture 64-bit vous permet d’épargner tout en vous offrant plus de capacité de mémoire et une rapidité accrue.  Notre base de données permet aux utilisateurs ayant une grande quantité d’information de mieux gérer leurs données.  Elle offre une meilleure performance et ne nécessite presque pas d’entretien.